Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения

Задачи

• хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обеспечение Главного управления и его структурных подразделений;

• содержание в надлежащем состоянии здания гаража и прилегающей территории, помещений, занимаемых Главным управлением;

• качественное и своевременное выполнение копировально-множительных работ, сохранность принимаемых документов;

• обеспечение правил и порядка хранения и движения товарно-материальных ценностей и нормы их расхода в соответствии с нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства;

• организацию погрузочно-разгрузочных работ, оформление документов, необходимых для заключения договоров на перевозку и хранение грузов;

• обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

Функции

• обеспечивает содержание здания гаража и помещений, занимаемых Главным управлением, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;
• контролирует исправность оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции) и обеспечивает в случае необходимости ремонт;
• формирует текущие и перспективные планы реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений, занимаемых Главным управлением, систем электроснабжения, водоснабжения, отопления и прочих инженерных систем;
• проводит работы по организации ремонта зданий, помещений, занимаемых Главным управлением, с привлечением сторонних организаций и физических лиц, контролирует и принимает качество и своевременность ремонтных работ;
• участвует в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях, занимаемых Главным управлением, в соответствии с требованиями современного дизайна;
• организует и обеспечивает выполнение работ по благоустройству, озеленению и уборке территории Главного управления;
• организует сбор, учет, хранение, передачу на переработку и захоронение отходов, образующихся в ходе деятельности Главного управления;
• составляет сметы расходов на содержание здания гаража и прилегающей территории, помещений, занимаемых Главным управлением;
• оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники (кроме копировально-множительной и ПЭВМ), мебели, хозяйственных товаров, организует их поставку, приемку и учет;
• организует работу по приему, обработке и отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;
• обеспечивает структурные подразделения Главного управления канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой (кроме копировально-множительной и ПЭВМ), мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
• обеспечивает сохранность мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного труда, принимает меры по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения;
• оформляет документы на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования (кроме копировально-множительной и ПЭВМ);
• обеспечивает транспортное обслуживание администрации Главного управления;
• организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание лиц, прибывших в служебные командировки;
• составляет расчеты по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обеспечению Главного управления;
• обеспечивает рациональное использование выделенных финансовых средств;
• исполняет иные функции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.